O e-mail da empresa no spam costuma ter causa técnica: faltam ou estão errados os registros SPF, DKIM e DMARC do domínio. Eles provam ao Gmail e a outros serviços que a mensagem veio mesmo de você. Confira os três, veja se algum serviço de envio ficou de fora e só então mexa no texto.
Por que o e-mail da empresa vai para o spam?
Serviços como o Gmail precisam decidir se uma mensagem é confiável. Uma das formas é checar se o domínio de quem envia autoriza aquele envio. Se essa prova está faltando ou errada, a mensagem perde pontos e pode ir para a caixa de spam.
O próprio Google publica as diretrizes para remetentes de e-mail e recomenda autenticar o domínio, mesmo para quem envia pouco. Texto com cara de propaganda e links suspeitos também pesam, mas a base é a autenticação.
O que são SPF, DKIM e DMARC?
- SPF é a lista de servidores autorizados a enviar e-mail em nome do seu domínio.
- DKIM é uma assinatura digital colocada em cada mensagem, que mostra que ela não foi alterada no caminho.
- DMARC é a regra que diz ao destinatário o que fazer quando SPF e DKIM falham, e que envia relatórios sobre isso.
Os três ficam no DNS do domínio, a mesma área onde o site e o e-mail são apontados. Por isso, quem mexe sem cuidado no DNS pode derrubar tudo de uma vez.
Como conferir se o seu domínio está configurado?
- Envie um e-mail de teste para uma conta Gmail e abra a mensagem. Em "Mostrar original", o Gmail informa se SPF, DKIM e DMARC passaram ou falharam.
- Liste tudo o que envia e-mail pelo seu domínio: o servidor de e-mail, o sistema de cobrança, o formulário do site, a ferramenta de newsletter. Cada um precisa estar autorizado no SPF.
- Confira se o DKIM está ativo no painel do serviço de e-mail e se o registro correspondente existe no DNS.
- Verifique se existe um registro DMARC. Se não existe, comece com uma política de observação, que apenas coleta relatórios, antes de endurecer a regra.
O erro mais comum é esquecer um serviço de terceiros. A mensagem sai de um sistema que o SPF não conhece, e o destinatário desconfia.
O que mais faz o e-mail cair no spam?
- Enviar para uma lista antiga, com muitos endereços que não existem mais.
- Usar um domínio novo, que ainda não tem reputação.
- Assuntos em letras maiúsculas, muitos pontos de exclamação e links encurtados.
- Receber reclamações de destinatários que marcam a mensagem como spam.
Corrigir a autenticação primeiro resolve a maior parte dos casos. O resto é boa prática de envio.
Quando vale pedir ajuda?
Quando você não sabe quem mexe no DNS, quando vários sistemas enviam e-mail em nome da empresa, ou quando o problema começou depois de trocar de hospedagem. Um erro no DNS pode afetar o site e o e-mail ao mesmo tempo.
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Perguntas frequentes
Trocar o texto do e-mail resolve?
Só quando a autenticação já está correta. Se SPF e DKIM falham, o texto não conserta o problema.
Preciso de DMARC se envio poucos e-mails?
O Google recomenda autenticar o domínio mesmo para volumes pequenos, porque isso melhora a entrega. Comece pela observação, sem bloquear nada.
Mexer no DNS é perigoso?
Pode ser, porque o mesmo DNS sustenta site e e-mail. Anote os valores atuais antes de alterar qualquer registro.
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